MAKALAH MANAJEMEN, ADMINISTRASI DAN ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

            Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yaitu berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Sedangkan  manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain.

            Kerja dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang  dikehendaki   dapat  tercapai  bila  ada  orang  yang menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

            Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

            Sedangkan Hubungan Organisasi  dan manajemen merupakan Suatu proses kegitaan atau usaha melalui sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki. Organisasi merupakan suatu susunan tertentu terdiri dari orang-orang atau kelompok-kelompok tertentu yang menjalankan dan mengelola (administrasi) berbagai aktivitas manusia baik dengan institusi atau lembaga maupun tidak dan mempunyai tujuan yang didalamnya terdapat manajemen yang mengarahkan organisasi untuk dapat bekerja seefisien dan edektif mungkin dalam mencapai dan mewujudkan tujuan organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

1)      Apa Fungsi-fungsi Manajemen?

2)      Bagaimana Fungsi – Fungsi Manajemen Menurut Para Ahli?

3)      Bagaimana Organisasi Menurut Para Ahli?

4)      Apa sajaFungsi – Fungsi Organisasi?

5)      Jelaskan tentang Efisiensi Organisasi?

6)      Bagaimana Kontroling Dalam Rangka Membangun Efisiensi Organisasi?

1.3 Tujuan Penulisan

1)      Untuk Mengetahui Tentang Fungsi-fungsi Manajemen.

2)      Untuk Mengetahui Tentang Fungsi – Fungsi Manajemen Menurut Para Ahli.

3)      Untuk Mengetahui Tentang Organisasi Menurut Para Ahli.

4)      Untuk Mengetahui Tentang Fungsi – Fungsi Organisasi.

5)      Untuk Mengetahui Tentang Efisiensi Organisasi.

6)      Untuk Mengetahui Tentang Kontroling Dalam Rangka Membangun Efisiensi Organisasi.

BAB II

KONSEP TEORI

2.1    Fungsi-fungsi Manajemen

1.      Perencanaan (planning)

       Pengertian Perencanaan adalah sebagai hasil pemikiran yang mengarah ke masa depan, yaitu menyangkut serangkaian tindakan yang berdasarkan pemahaman yang mendalam terhadap semua faktor yang terlibat dan yang diarahkan kepada sasaran khusus. Dengan kata lain, perencanaan ialah penentuan serangakaian tindakan berdasarkan pemilihan dari berbagai alternatif data yang ada, dalam hal ini dirumuskan dalam bentuk keputusan yang akan dikerjakan untuk masa yang akan datang dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan.

2.      Pengorganisasian (organizing)

       Setelah perencanaan, langkah berikutnya adalah menciptakan organisasi untuk melaksanakan rencana yang telah dirumuskan. Organisasi pada hakikatnya mempunya tiga komponen, yaitu fungsi, personalia dan faktor-faktor sarana fisik. Proses organisasi berusaha mempersiapkan ketiga komponen tersebut sedemikian rupa agar dapat memperlancar pencapaian tujuan perusahaan. Dengan demikian, pengorganisasian didefinisikan sebagai suatu proses menciptakan hubungan antara personalia, fungsi-fungsi dan faktor fisik agar kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan bersama.

3.      Pengarahan (directing)

       Langkah selanjutnya yaitu pengarahan, fungsi pengarahan ini ialah gerak pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan fungsi perencanaan dan pegorganisasian. Pengarahan dapat diartikan sebagai suatu aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan pikiran dan tenaganya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berarti ruang lingkup pengarahan pengelolaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien.

4.      Pengoordinasian (coordinating)

       Koordinasi merupakan daya upaya untuk mensinkronkan dan menyatukan tindakan-tindakan sekelompok manusia. Koordinasi merupakan otak di dalam batang tubuh dari keahlian manajemen. Jika manajer menemukan kesulitan dalam koordinasi yang berkelanjutan, ia harus mencurigai kelemahan program perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan. Pendek kata, koordinasi merupakan bidang keahlian dari manajemen. Perintah yang baik dan lazim dari bidang keahlian manajemen lainnya akan membuat koordinasi tidak begitu dibutuhkan. Akan tetapi, pada organisasi yang dikelola dengan baik sekalipun, ada juga bidang yang memerlukan koordinasi.

5.      Pengawasan (controlling)

       Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilakukan dalam manajemen, karena dengan pengawasan dapat diketahui hasil yang telah tercapai. Dalam hal ini berarti bahwa dengan pengawasan akan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

       Pengertian Pengawasan adalah sebagai suatu kegiatan mendeterminasi apa-apa yang telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan untuk segera mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan dan hambatan, sekaligus mengadakan koreksi untuk memperlancar tercapainya tujuan. Fungsi ini dapat menjamin bahwa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dapat memberikan hasil yang diinginkan.

2.2 Fungsi – Fungsi Manajemen Menurut Para Ahli.

          Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adalah serangkaian tahap kegiatan mulai awal melakukan kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan atau pekerjaan. Pembagian fungsi manajemen menurut beberapa ahli manajemen, di antaranya yaitu :

1.      Hendry  Fayol.

            Lima fungsi manajemen telah diringkas sedetail mungkin oleh Hendry Fayol yaitu :

a.         Planning atau perencanaan

Merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

b.        Organizing (Pengorganisasian).

1)      Penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

2)      Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.

3)      Penugasan tanggung jawab tertentu.

4)      Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya.

c.         Staffing (Penyusunan).

Staffing atau penyusunan personalia adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.

d.        Leading (Pengarahan).

Adalah bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan.

e.         Controlling (Pengawasan).

Adalah penemuan dan penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

2.      George  Terry.

            Berikut ini adalah Empat fungsi manajemen menurut George Terry:

a.         Perencanaan (Planning).

Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud untuk mencapai tujuan.

b.        Pengorganisasian (Organization).

Pengorganisasian (Organization) sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan.

c.         Penggerakan (Actuating) .

Penggerakan (actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa mencapai tujuan.

d.        Pengawasan (Controlling).

Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana.

3.      Lyndall  F.  Urwick  (1974)

            Fungsi Manajemen menurut Lyndall  F.  Urwick  terdiri dari :

a.         Staffing (Penyusunan).

Staffing adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

b.        Planning (Perencanaan).

Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :

1)         Tindakan apa yang harus dikerjakan ?

2)         Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?

3)         Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?

4)         Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?

5)         Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

6)         Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

c.         Organizing (Pengorganisasian).

Organizing atau  pengororganisasian adalah kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

d.        Controlling (Pengawasan).

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

e.         Directing (Pengarahan).

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

f.          Coordinating (Kordinasi).

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

4.      Harold  Koentz.

      Fungsi-fungsi manajemen menurut Harold Koentz , terdiri dari :

a.         Planning (Perencanaan).

Perencanaan merupakan aktivitas untuk memilih dan menghubungkan fakta serta aktivitas membuat rencana mengenai kegiatan-kegitan apa yang akan dilakukan dimasa depan. Adapun beberapa aktivitas perencanaan adalah peramalan, pengembangan tujuan-tujuan, pengembangan strategi-strategi, pemprograman, penjadwalan, penganggaran, pengembangan kebijakan-kebijakan, dan pengembangan prosedur-prosedur.

b.        Organizing (Pengorganisasian).

Pengorganisasian adalah usaha yang dilakukan untuk menciptakan hubungan kerja antar personal dalam organisasi dengan cara mengelompokan orang-orang beserta penetapan tugas-tugas, fungsi-fungsi, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing agar tercapainya tujuan bersama melalui aktivitas-aktivitas yang berdaya dan berhasil guna karena dilakukan secara efektif dan efisien.

c.         Staffing (Penyusunan).

Penyusunan kepegawaian pada suatu organisasi dari awal masa penerimaan, seleksi, orientasi, pelatihan dan pengembangan karir hingga menggerakan pegawai agar setiap tenaga kerja yang ada memberikan dan melaksanakan suatu kegiatan yang menguntungkan organisasi.

d.        Directing (Pengarahan).

Fungsi directing atau sering dikenal dengan leading adalah satu kegiatan yang berhubungan dengan pemberian perintah dan saran agar para bawahan dapat mengerjakan tugas yang dikehendaki manajer. Kegiatannya meliputi mengambil keputusan, mengadakan komunikasi antara manajer dan bawahan agar ada rasa saling pengertian, memberikan semangat, motivasi  ataupun dorongan kepada bawahan dalam melaksanakan tugasnya, memilih orang-oramg yang mempunyai kemampuan untuk bergabung dalam kelompoknya, dan memperbaiki pengetahuan serta sikap bawahan agar terampil dalam mengerjakan pekerjaan.

e.         Controlling (Pengawasan).

Melalui aktivitas pengendalian, manajer harus mengevaluasi dan menilai pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan bawahannya untuk mengetahui apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau tidak. Pengendalian tidaklah bermaksud untuk mencari kesalahan bawahan. Namun pengendalian dilakukan bertujuan untuk mencari penyimpangan yang terjadi sehingga dapat dilakukan perbaikan kearah yang lebih baik.

5.      James  A.  F.  Stoner.

            Fungsi-fungsi manajemen menurut James A. F. Stoner dalam buku "Manajemen" dari Jilid 1 terbitan bahasa Indonesia, terdiri dari :

a.       Perencanaan (Planning) menunjukan bahwa para manajer memikirkan tujuan dan kegiatannya sebelum melaksanakannya. Kegiatan mereka biasanya berdasar suatu cara, rencana, atau logika, bukan asal tebak saja.

b.      Pengorganisasian (Organization) berarti para manajer itu mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya bahan yang dimiliki organisasi. Sejauh mana efektifnya suatu organisasi tergantung pada kemampuannya untuk mengerahkan sumber daya yang ada dalam mencapai tujuannya. Tentu saja, dengan makin terpadu dan makin terarahnya pekerjaan akan menghasilkan makin efektifnya organisasi. Mendapatkan koordinasi yang sedemikian itu adalah salah satu tugas manajer.  

c.       Memimpin (To Lead) menunjukan bagaimana para manajer mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, menggunakan orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu, Dengan menciptakan suasana tepat, mereka membantu bawahannya bekerja sebaik mungkin.

d.      Pengendalian (Controlling) berarti para manajer berusaha untuk meyakinkan bahwa organisasi bergerak dalam arah tujuan. Apabila salah satu bagian dari organisasi menuju arah yang salah, para manajer berusaha untuk mencari sebabnya dan kemudian mengarahkannya kembali ke tujuan yang benar.

6.      Luther  Gullick.

            Fungsi - fungsi Manajemen menurut Luther Gullick, terdiri dari:

a.         Planning  (Perencanaan).

Perencanaan dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala aktifitas dan sumber daya yang akan dilaksanakan dan digunakan dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan mengacu pada pemikiran dan penentuan apa yang akan dilakukan dimasa depan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus disediakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan secara maksimal.

b.        Organizing (Pengorganisasian).

Pengorganisasian sebagai keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi dan mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan.

c.         Staffing (Penyusunan).

Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya, staffing juga merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Tetapi agak berbeda dengan fungsi lainnya, penekanan dari fungsi ini lebih difokuskan pada sumber daya yang akan melakukan kegiatan-kegiatan yang telah direncakan dan diorganisasikan secara jelas pada fungsi perencanaan dan pengorganisasian. Aktifitas yang dilakukan dalam fungsi ini, antara lain menentukan, memilih, mengangkat, membina, membimbing sumber daya manusia dengan menggunakan berbagai pendekatan dan atau seni pembinaan sumber daya manusia.

d.        Directing (Pengarahan).

Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terdapat para petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar, dengan pengarahan staff  yang telah diangkat dan dipercayakan melaksanakan tugas dibidangnya masing-masing tidak menyimpang dari garis program yang telah ditentukan.

e.         Coordinating (Koordinasi).

Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri. Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan. 

f.          Reporting (Pelaporan).

Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai fungsi yang berkaitan dengan pemberian informasi kepada manajer, sehingga yang bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan kerja. Jalur pelaporan dapat bersifat vertikal, tetapi dapat juga bersifat horizontal. Pentingnya pelaporan terlihat dalam kaitannya dengan konsep sistem informasi manajemen, yang merupakan hal penting dalam pembuatan keputusan oleh manajer.

Fungsi ini umumnya lebih banyak ditangani oleh bagian ketatusahaan. Hasil catatan ini akan digunakan manajer untuk membuat laporan tentang apa telah, sedang dan akan dilakukan dalam upaya pencapaian tujuan. Fungsi recording and reporting ini akan berhasil jika tata kearsipan dapat dikelola secara efektif dan efesien.

g.         Budgeting  (Pembuatan Anggaran).

Penganggaran adalah fungsi yang berkenaan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan akuntansi. Sesuatu anggaran, baik APBN maupun APBD, menunjukkan dua hal: pertama sebagai satu pernyataan fiskal dan kedua sebagai suatu mekanisme. 

h.        Controlling  (Pengawasan).

Proses pengawasan mencatat perkembangan kearah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.  Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik. 

7.      Robbins dan Coulter (1999).

            Robbins dan Coulter menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan.

a.       Perencanaan mencakup pendefinisian tujuan, penetapan strategi, dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.

b.      Pengorganisasian adalah menentukan tugas apa saja yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan, bagaimana tugas-tugas dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa, dan pada tingkat mana keputusan harus dibuat.

c.       Kepemimpinan meliputi kegiatan-kegiatan memotivasi bawahan, mengarahkan, menyeleksi saluran komunikasi yang paling efektif, dan memecahkan konflik.

d.      Pengawasan meliputi pemantauan kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa semua orang mencapai apa yang telah direncanakan dan mengkoreksi penyimpangan- penyimpangan yang ada.

8.      Prof. Oei Liang Lee.

            Fungsi-fungsi manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee terdiri dari lima macam fungsi yaitu, planning, organizing, directing, coordinating dan controlling. Lebih rinci dijelaskan sebagai berikut:

a.         Planning (Perencanaan).

Perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Adapun langkah-langkah dalam perencanaan menurut Oei Liang Lee yaitu :

1)      Menetapkan tujuan;

2)      Menyusun anggapan-anggapan (premising).

3)      Menentukan berbagai alternatif tindakan.

4)      Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih.

5)      Mengambil keputusan, dan

6)      Menyusun rencana pendukung

b.        Organizing (Pengorganisasian).

Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Fungsi pengorganisasian sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

c.         Directing (Pengarahan).

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu prinsip mengarah kepada tujuan, prinsip keharmonisan dengan tujuan dan prinsip kesatuan komando.

d.         Coordinating (Pengkoordinasian).

Koordinasi perlu diadakan agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Koordinasi antar bagian dan individu didalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip, yaitu prinsip kontak langsung, prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi dan hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada.

e.         Controlling (Pengawasan).

Pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah menciptakan standard, membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard dan melakukan tindakan koreksi.

9.      Harold Koontz dan Cyril O’Donnell

            Lima macam fungsi manajemen menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnell, terdiri dari :

a.         Planning  (Perencanaan).

Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan dimasa yang akan datang dan penentuan starategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

b.        Organizing  (Pengorganisasian).

Proses yang menyangkut bagaimana starategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan diatur dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan dapat bekerja secara efektif.

c.          Staffing (Penyusunan).

Merupakan suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

d.        Directing (Pengarahan).

Proses pelaksanaan program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasinya.

e.         Controlling  (Pengendalian dan pengawasan).

Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.

10.  Herie Gunawan.

Kesimpulan fungsi-fungsi manajemen menurut Harie Gunawan adalah :

a.         Perencanaan  (Planning).

1)      Merupakan kegiatan menentukan arah dan tujuan organisasi dan memilih serangkaian aksi dari beberapa alternatif yang ada untuk mencapai tujuan tersebut.

2)      Menentukan apa yang harus dilakukan, bagaimana, kapan dan siapa yang melakukan.

b.        Pengorganisasian  (Organizing).

1)         Menentukan bagaimana aktivitas dan sumber daya dikelompokkan.

2)         Menentukan komposisi tim kerja dan aktivitas koordinasi termasuk didalamnya pembagian pekerjaan.

c.         Penggerakan  (Actuating).

Proses penggerakan sebagai implementasi dari perencanaan, termasuk didalamnya adalah menggerakkan anggota untuk aktif berpartisipasi, memotivasi anggota organisasi dan menjalin komunikasi yang efektif dalam organisasi.

d.        Pengawasan (Controlling).

1)         Memonitor kemajuan organisasi dalam mencapai tujuan.

2)         Proses membandingkan hasil dan harapan, dan melakukan perubahan-perubahan yang tepat.

e.         Penyusunan Pegawai  (Staffing).

Meliputi proses-proses rekruitasi, seleksi, pemberian tugas, pelatihan, pengembangan, evaluasi dan pemberian kompensasi kepada staff/sumber daya manusia.

f.          Kepemimpinan  (Leading).

1)      Serangkaian proses yang digunakan untuk membuat semua personel organisasi bekerja sama untuk meningkatkan keuntungan.

2)      Memotivasi dan berkomunikasi dengan SDM (Sumber Daya Manusia) organisasi untuk memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai.

2.3 Organisasi Menurut Para Ahli

1.   Stoner, mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang   melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

2.   James D. Mooney, mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3.   Chester I. Bernard,  berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

4.   Stephen P. Robbins,  menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

5.   Rosenzweig, Organisasi dapat dipandang sebagai :

·         Sistem sosial, yaitu orang-orang dalam kelompok

·         Integrasi atau kesatuan dari aktivitas-aktivitas orang-orang yang bekerja sama

·         Orang-orang yang berorientasi atau berpedoman pada tujuan bersama

6.   Matthias Aroef, Suatu organisasi terjadi apabila sekelompok orang bekerja bersama sama untuk mencapai tujuannya

7.   Pfiffner dan Sherwood, Organisasi sebagai suatu pola dari cara-cara dalam mana   sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terkait dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula secara sistematis

8.   Bakke, Organisasi merupakan  sebuah sistem yang kontinue dari penggunaan, pemindahan   aktivitas-aktivitas manusia yang dibebankan dan dikoordinasikan, sehingga membentuk suatu kumpulan tertentu yang terdiri dari manusia, material, kapital, gagasan, dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan pemecahan persoalan

9.   Allen, Organisasi adalah suatu proses identifikasi dan pembentukan serta pengelompokan kerja, mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan hubungan - hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang-orang bekerjasama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan.

10. Ernest Dale, Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu  struktur atau pola hubunngan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok.

11. Cyril Soffer, Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.

12. Kast & Rosenzweig, Organisasi adalah sub system teknik, sub system structural, sub system pshikososial dan sub system manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan orang-orang berorenteasi pada tujuan.

2.4 Fungsi – Fungsi Organisasi

            Dalam mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni:

1. Planning (perencanaan)

            Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya dalah rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bias melalui rapat-rapat, seperti:

Ø  Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.

Ø  Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.

2. Organizing (pengaturan)

            Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :

Ø  Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.

Ø  Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian.

Ø  Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)

Ø  Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi

Harus diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.

3. Accounting (pelaporan)

            Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :

o   Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan)atau

o   Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan

4. Controling (pengawasan)

            Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Efisiensi Organisasi

            Efisiensi merupakan bagian yang terpenting dalam organisasi karena mengacu pada hubungan antara keluaran dan masukkan (output/input). Meskipun efektif dan efisien mempunyai tujuan yang sama yaitu meningkatkan kinerja organisasi, namun tidak sedikit orang memahami secara pasti perbedaan kedua kata tersebut. Efisien adalah bekerja dengan menggunakan sumber daya dan energi yang sesuai tanpa pemborosan, namun efisiensi tidak melihat tujuan. Organisasi bisa saja menjadi efisien namun gagal dalam mencapai apa yang dicita-citakan.  Untuk itu selain efisien, kita juga harus efektif.

Faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi organisasi, yaitu :

1.      Visi dan Misi Organisasi, berkaitan dengan hal ini, organisasi harus mampu merumuskan visi dan juga misinya dengan baik, agar kelak saat dimplementasikan kedua hal tersebut dapat diukur. Sehingga ketika organisasi akan melakukan suatu tindakan, ia pasti akan melihat apakah tindakannya itu sesuai atau tidak dengan visi dan misinya. Jika ya, maka tentunya tindakan tersebut harus dijalankan dengan efektif dan efisien sesuai visi dan misi organisasi

2.      Struktur Organisasi, dalam rangka melakukan efektifitas dan efisiensi dalam organisasi, struktur organisasi harus simple agar sistem birokrasinya tidak berbelit-belit dan aliran pengetahuan akan mengalir dengan baik. Bukan hanya itu, struktur organisasi yang terdiri dari tim-tim kerja, akan membuat organisasi lebih efisien dan efektif dalam menjalankan fungsinya.

3.      Strategi Organisasi, diperlukan strategi yang baik dalam melakukan suatu tindakan (dalam hal ini untuk mencapai visi). Jika organisasi mampu bekerja dengan baik dalam tim, dan pandai dalam mengatur taktik, maka ia akan menghasilkan sesuatu yang efektif dan efisien

4.      Sumber Daya Manusia, SDM adalah hal yang sangat penting dalam suatu organisasi, posisinya sangat penting dalam upaya efektifitas dan efisiensi organisasi. Kinerja yang akan mereka berikan harus dapat membuat suatu organisasi berkembang. Maka dari itu, bila SDMnya tidak berkinerja dengan baik, maka efektifitas organisasi akan terganggu, dan bila mereka tidak mampu untuk bekerja dengan baik, maka organisasi harus mampu memberi suatu intervensi yang efisien dan efektif agar kinerja organisasi pulih kembali. Untuk hal ini, pemimpin harus turut aktif, dalam merekrut, dan memotivasi SDMnya agar mampu memberikan performa yang maksimal bagi organisasi

5.      Budaya Organisasi, Budaya organisasi memiliki peran yang sangat strategis terhadap kesuksesan suatu organisasi, sejauh mana budaya mempengaruhi efektivitas organisasi dapat diketahui dengan melihat kuat atau lemahnya budaya organisasi tersebut. organisasi yang kuat dapat mempengaruhi efektivitas organisasi, karena untuk mencapai efektivitas maka dibutuhkan budaya organisasi, strategi, lingkungan, dan teknologi yang sesuai. Budaya organisasi lebih kuat apabila terdapat kecocokan budaya yang mencakup: lingkungan fisik dan sosio-politik, yang meliputi konteks ekologi, sosialisasi, hukum, dan sistem politik yang sangat berpengaruh terhadap lingkungan perusahaan yang mencakup karakteristik pasar, kepemilikan (ownership), sifat industri, dan sebagainya. Apabila komponen dalam organisasi tidak mampu menyesuaikan diri dengan perubahan, maka hal ini dapat menghambat pertumbuhan dan perkembangan organisasi. Selanjutnya berdampak pada efektivitas organisasi itu sendiri.

3.2 Kontroling Dalam Rangka Membangun Efisiensi Organisasi

            Agar tercipta organisasi yang efisien, ada beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi dalam organisasi. Adapun cara tersebut adalah sebagai berikut:

1.      Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat

Dalam fungsi manajemen yang meliputi planing, organizing, actuating, dan controlling itu harus dilaksanakan dengan tepat. Jika ada fungsi manajemen yang tidak tepat itu akan menjadikan suatu manajemen kurang efisien dan tentu saja akan menjadikan organisasi yang tidak efisien pula.

2.      Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang tepat

Semua sumber daya ekonomi yang ada seperti sumber daya alam, sumber daya manusia, sumber daya kewirausahaan, dan juga sumber daya modal dipilih dengan baik, kemudian dimanfaatkan secara tepat.

3.      Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi sebagai alat pencapai tujuan yang setepat tepatnya

Memanfaatkan fungsi-fungsi organisasi yang sebagai wadah untuk digunakan sebagai alat pencapaian  tujuan yang telah direncanakan sebeumnya secara tepat.

4.      Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

       Pengarahan-pengarahan dan dinamika yang sudah ada ataupun sudah berjalan dalam sebuah organisasi dilakukan dengan sebaik mungkin secara terus menerus  demi berkembangnya sebuah organisasi dan juga kemajuan yang secara  berkesinambungan.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

            Efisiensi merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari sumber daya yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan efektivitas merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya dilakukan dan merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan. Sejauh mana tugas atau tujuan telah dicapai. Sedangkan organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat kita lakukan sendirian, dengan bekerja sama individu-individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak akan tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta dapat menjadi sumber karier yang penting.

            Selayaknya sebuah organisasi seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka. Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa (baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang tidak berorientasi laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah, sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.

4.2 Saran

            Dalam proses untuk mewujudkan organisasi yang baik maka diperlukan manajemen; melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, penggerakkan, dan pengontrolan; dengan begitu, tujuan organisasi akan tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

http://dejustice-share.blogspot.com/2014/09/perbedaan-hubungan-dari-administrasi.html

https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/

https://bayu96ekonomos.wordpress.com/artikel-artikel/administrasi-dan-manajemen/

http://www.pengertianpakar.com/2014/12/pengertian-dan-fungsi-manajemen.html

http://blogku10061987.blogspot.com/2014/10/pengertian-dan-fungsi-fungsi-manajemen.html

http://hellodwirejeki.blogspot.com/2013/01/organisasi-menurut-para-ahli-1.html

http://ikarinosuke.blogspot.com/2012/07/pengertian-organisasi-dan-fungsi.html

http://pramsimple.blogspot.com/2011/05/efektifitas-dan-efisiensi-organisasi.html

http://rizall0vers.blogspot.com/2013/05/makalah-efisiensi.html